Genel Arşiv Şube Müdürlüğü

Mehmet AĞAN

Genel Arşiv Şube Müdürü

1953 Aksaray Doğumlu
Gazi Üniversitesi Matematik Bölümü Mezunu
Evli ve 2 Çocuk Babası

mehmet.agan@ankara.bel.tr

Genel Arşiv Şube Müdürlüğü'nün Görev ve Sorumlulukları

Genel arşiv şube müdürünün görev, yetki ve çalışma konuları şunlardır:

a) Belediye Başkanlığının bünyesindeki birimlerin görevleri ile ilgili çalışmaları sonucunda ortaya çıkan ve bu birimlerde güncelliğini kaybetmemiş olan, aktif bir şekilde günlük iş akışı içinde kullanılan arşiv malzemelerinin belirli süre saklanacağı uygun mekanların hazırlanmasını sağlamak.

b)Yasal süresi içerisinde muhafazası gereken her türlü yazılı evrak, defter, resim, proje harita, fotoğraf, film ve benzeri belge ve malzemelerin saklanıp süresi dolduğunda ayıklama işlemini yapmak.

c) Kurum arşivinin ilgili mevzuatında belirtilen usul ve esaslara göre kayıt ve tasnifini yapmak ve muhafaza altına alınmasını sağlamak,

ç) Arşiv malzemesinin yangın, su baskını, rutubet, kaybolma, çalınma, zararlı böceklerden koruma ilaçlama gibi işlemleri yaparak korunmasını sağlamak,

d) Arşiv malzemelerinin her zaman isteklilerin istifadesine hazır durumda bulundurulmasını sağlamak,

e) Ana arşiv olan kurum arşivinin yanı sıra, birim arşivlerinin de çalışmalarının kontrol edilmesini sağlamak,

f) Arşiv evrakın tam teşekkül etmesini sağlamak (Yazılar ekleri ile birlikte arşivlenmelidir.)

g) Arşiv malzemesinin uygunluk kontrollerinin yapılmasını sağlamak,

ğ) Birim arşivlerinden kurum arşivlerine devredilen malzemeyi birimlere ayrılan bölümlerde, asli düzeni içerisinde yerleştirilerek muhafazasını sağlamak,

h) Ayıklama ve imha komisyonlarının kurulması ve çalıştırılmasını sağlamak, İmhaya ayrılan evrakların tasnifinin yapılması ve imha listelerinin hazırlanmasını sağlamak,

ı) imha listelerinin ikişer nüsha olarak hazırlanarak, bir nüshasının kurum arşivinde saklanması, diğeri nüshanın ilgili birime verilmesini sağlamak,

i) Kurum arşivinde saklanma suresini dolduran arşiv evrakının, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü (ANKARA) arşivine devredilmesini sağlamak.

Genel arşiv şube müdürüne bağlı olarak görev yapan ayrım ve tasnif işleri şefliğinin görev, yetki ve çalışma konuları şunlardır:

a) Arşive gelen malzemenin, birimini, işlem yılını, konusunu, tarih ve sıra numarasını esas almak suretiyle hazırlamak,

b) Arşivde uygunluk kontrolü yapmak,

c) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle kayıt defterini gözden geçirerek sıra numaralarında atlama, tekerrür, ve eksiklik olup olmadığını kontrol etmek,

ç) Aynı konuda birden fazla arşiv malzemesi var ise, kayıt defteri ve föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine bakmak,

d) Evrakın gerektiği şekilde dosyalanıp dosyalanmadığına, ciltli olarak saklanması düşünülenlerin ciltlenip ciltlenmediğine, zarflanması gerekenlerin zarflanıp zarflanmadığını kontrol etmek,

e) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin ve föylerin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine, sayfaların ve eklerin yırtık, kopuk ve eksik olup olmadığına dikkat etmek ve eksiklikleri tamamlamak

f) Form üzerinden teslim edilen arşiv malzemesinin birimi bölümüne arşiv malzemesi verilen birimin adı, türü bölümüne “dosya, defter, evrak vb.” türü, İşlem tarihi, sayı bölümüne sayısı, gizlilik bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı, konusu, adedi ve evrak sıra numarası bölümüne evrakın dosya içindeki sıra numarasını yazmak.

Genel arşiv şube müdürüne bağlı olarak görev yapan ayıklama ve imha şefliğinin görev, yetki ve çalışma konuları şunlardır:

a)Ayıklama ve imha edilecek malzemenin çeşit ve zaman ayrımını mevzuata uygun şekilde yapmak ve imha işlemlerini diğer daire başkanlıkları ile koordineli olarak takip etmek ve sonuçlandırmak.

b)Daire başkanlıklarından gelen tasnif ve imha edilecek evrakları tetkik etmek, listeler gözden geçirmek, Arşiv Yönetmeliğine uygun olarak gönderilmeyen veya fazladan gönderilen evrak ve dosyaları ayıklayarak amirine sunmak,

c)İmha edilmesine karar verilen ve kesinleşen evrakların Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü imha deposuna teslim etmek,

ç)İmha edilen evrakların listelerinin, bir nüshasını ilgili birime süresi içerisinde saklanmak üzere ve bir nüshasını da şeflikte muhafaza etmek üzere dosyalamak,.

d)Daire başkanlıklarının talebi halinde birimlerin arşiv işlemlerine yardımcı olmak üzere görev almak ve diğer birimlere arşiv işlerinde yardımcı olmak.